FANDOM


1 Sekreterarens roll Redigera

En sekreterares uppgift är att se till att styrelsens arbete blir dokumenterat. Främst sker det med hjälp av protokoll på styrelsemöten och årsmöten. Sedan ligger det på sekreteraren att i tid kalla till de olika mötena. Dessutom är det sekreterarens huvudansvar att se till att kallelserna blir publicerade på lämpliga ställen. Precis som med alla andra roller är det inte nödvändigt att sekreteraren gör alla uppgifter själv, det är naturligtvis tillåtet att ta hjälp av andra.

Det är även värt att titta igenom DISKs stadga rörande protokoll (kap 10 Protokoll och årsberättelse).

1.1 Rensa gamla dokument Redigera

Sekreteraren ska även se till att DISK-konferensen i FC inte innehåller inlägg som inte längre gäller. Det är nödvändigt att flytta gamla kallelser eller andra inlägg till mappen ”Gamla meddel. DISK” som ligger som en submapp till DISK-konferensen.

2 Flöde Redigera

Dokumentationen följer ett visst flöde. Från förberedelser till godkännande.

2.1 Dagordning Redigera

Till varje möte förbereds en dagordning. Denna skapas av presidiet eller av person utsedd av presidiet. Det är således inte sekreterarens ansvar att se till att dagordningen publiceras i tid.

2.2 Skriva protokollet Redigera

Under varje styrelsemöte väljs en sekreterare. Vanligtvis är det den av styrelsen valda sekreteraren. Under mötets gång ska sekreteraren anteckna vad som tas upp under mötet. Det är inte nödvändigt att återge ordagrant hur diskussioner eller liknande gick, men protokollet ska återspegla hur resonemangen gick. Det är extra viktigt att det är tydligt vilka beslut som togs under mötet.

2.3 Renskriva protokollet Redigera

Efter styrelsemötet ska sekreteraren renskriva protokollet. Meningarna bör vara enkla att förstå. Se även punkt 4.1.

Sekreteraren har upp till 10 dagar på sig att färdigställa protokollet (enligt stadgar), men det är alltid trevligt om det görs så snabbt som möjligt. Detta för att både justerare och resten av styrelsen ska ha mötet färskt i minnet.

Glöm inte den grafiska profilen i protokollen! Se punkt 5.

2.4 Skicka till justerarna Redigera

När sekreteraren anser sig renskrivit klart protokollet skickas detta till justerarna. Justerare utses på det aktuella mötet. Justerarna har i uppgift att titta igenom protokollet efter stav- eller syftningsfel, konstiga meningsuppbyggnader eller annat som kan tänkas. Det är viktigt att komma ihåg att justerarna inte kommer med kritik till ett dåligt skrivet protokoll, utan förslag till förbättringar.

2.5 Posta i styrelsekonferensen Redigera

När justerarna och sekreteraren är nöjda med protokollet ska detta justerade protokoll postas i DISK-styrelsekonferensen, i god tid innan nästa styrelsemöte. Detta görs för att styrelsen ska titta igenom protokollet och eventuellt komma med synpunkter.

2.6 Godkännande Redigera

Protokollen godkänns på nästa följade styrelsemöte.

2.7 Efter godkännande Redigera

Efter godkännande av styrelsen ska protokollet publiceras enligt punkt 4.2.

3 Kallelser Redigera

När man kallar till möten är det bra att tänka på att man inte ska ”cross posta”, dvs. ha flera olika konferenser i ”To:” raden. Detta gäller självklart inte bara kallelser utan alla poster man gör i FC.

3.1 Utformningsförslag Redigera

Subject-raden:

·        ”Kallelse till styrelsemöte den DD/MM klockan XX.XX”

Mailet:

·        Till styrelsekonferensen: ”Härmed kallas DISKs styrelse till möte den DATUM klockan XX.XX i PLATS”.

Det är även bra att lägga till ”Punkter att ta upp” samt ”Anmälda förhinder” för att underlätta för resten av styrelsen. Se punkt 2.1.2.

·        Till DISK-konferensen: ”Kallelse till: Styrelsemöte DD/MM klockan XX.XX i PLATS”

Och sen skriver du under med ditt namn. Punkt 2.1.1 och 2.1.2 visar exempel på hur en kallelse kan se ut.

3.1.1 I DISK-konferensen Redigera

Kallelse till:

Styrelsemöte

17/9 klockan 10.00

i Foo bar

Mvh

Namn Namnnamn

3.1.2 I DISK Styrelse-konferensen Redigera

Härmed kallas DISKs styrelse till:

Styrelsemöte

den 28/10 klockan 10.00

i Foo bar

Mvh

Namn Namnnamn

Punkter att ta upp:

Anmälda förhinder:

3.2 Till vanliga styrelsemöten Redigera

Kallelse till styrelsemöte måste vara ute senast en vecka före mötet. Denna skickas till

·        DISK-konferensen

·        DISK-styrelsekonferensen

3.3 Till årsmöten (ekonomiska och valmötet) Redigera

Kallelse till årsmöten måste vara ute senast tre veckor före mötet. Denna skickas till

·        DISK-konferensen

·        DISK-styrelsekonferensen

·        Prefekt

·        Revisor

Till årsmöten ska en dagordning följa med kallelsen i DISK-konferensen, ta hjälp av presidiet med det. Det är även trevligt om prefekt samt revisor får en personlig kallelse till årsmöten (t.ex. ”Härmed kallas DISKs prefekt…” osv.).

4 Protokoll Redigera

Se till att protokollen blir justerade i tid av utsedda justerare. Det åligger sekreteraren att se till att justerarna gör det de är utsedda för. Om justerarna av någon anledning inte justerar protokollet inom rimlig tid kan sekreteraren mycket väl lägga upp protokollet i DISK-styrelsekonferensen för att styrelsen ska hinna läsa igenom det.

4.1 Skrivform Redigera

I protokoll ska all form vara i dåtid. Alltså: valdes, godkände, beslutade, tog på sig, etc.

4.2 Stadgar Redigera

10:3 Protokolls offentliggörande

Justerat protokoll från Årsmöte skall senast fyra veckor efter utsatt mötesdatum anslås på DISKs anslagstavlor, eller elektronisk motsvarighet, samt utsändas till inspektor och revisor och revisorsuppleant.

Protokoll från styrelsemöten ska godkännas och anslås senast 3 veckor efter mötesdatum.

4.3 Från vanliga styrelsemöten Redigera

Färdigt justerade och godkända (av styrelsen) protokoll skickas till

·        DISK – dokument – protokoll 20XX

·        Revisor (ändras eventuellt på valmöte)

·        Informationsansvarig (ändras med ny styrelse)

4.4 Från årsmöten (ekonomiska och valmötet) Redigera

Färdigt justerade och godkända (av mötesordförande och justerare) protokoll skickas till

·        DISK – dokument – protokoll 20XX

·        Informationsansvarig (ändras med ny styrelse)

·        Inspektor

·        Revisor

·        Revisorsuppleant

4.5 Bilagor Redigera

Eventuella bilagor ska bifogas efter protokollet på ett snyggt och systematiskt sätt. Titta gärna igenom tidigare stora protokoll för att se hur upplägget ser ut.

Det kan vara önskvärt att bilagor hamnar i den ordning man gick igenom dem på mötet. T.ex. om verksamhetsberättelser behandlades innan verksamhetsplaner så bör verksamhetsberättelserna läggas innan verksamhetsplanerna i bilagorna.

5 Grafisk profil Redigera

Alla DISKs protokoll ska innehålla den grafiska profilen. Den grafiska profilen är med DISKs logga i sidhuvud och med organisationsinformation i sidfoten. Den grafiska profilen bör följa med i dagordningen.

6 Tips och trix Redigera

De här tipsen är självklart enbart förslag till hur man kan lägga upp arbetet. Jag har med dem eftersom jag hade stor användning av dem.

6.1 ”Fullständig närvarolista” Redigera

Jag har under större delen av mitt år som sekreterare haft ett dokument som jag kallar för ”Fullständig närvarolista” (se punkt 6.1.1). Detta för att underlätta arbetet när man ska skriva protokollet: jag byter helt enkelt ut ”Dagordning, styrelsemöte, datum” (eller vad som nu står innan själva dagordningspunkterna) mot innehållet i dokumentet.

Värt att notera är att ordningen på namn efter ”ordförande, vice ordförande, kassör och vice kassör” bör sorteras i bokstavsordning, då resten av styrelsen sitter på poster som inte är specifika utan ledamotsposter eller sektionsrepresentantposter.

6.1.1 Utformning Redigera

Protokoll från styrelsemöte ÅÅÅÅ-MM-DD

Närvarande:

Namn Namnnamn         Ordförande

Namn Namnnamn         Vice ordförande

Namn Namnnamn         Kassör

Namn Namnnamn         Vice kassör

Namn Namnnamn         SK-representant

Namn Namnnamn         KM-representant

Namn Namnnamn         Datoransvarig

Namn Namnnamn         Studerandeskyddsombud

Namn Namnnamn         NärS-representant

Namn Namnnamn         Insparkssektionsrepresentant

Namn Namnnamn         Förste suppleant

Namn Namnnamn         Informationsansvarig

Namn Namnnamn         Sportsektionsrepresentant

Namn Namnnamn         Ledamot

Namn Namnnamn         Sekreterare

Inadjudgerade:     Namn Namnnamn